Penggunaan Komputer

Di Pasar Internasional

1.       Pendahuluan

Pada awalnya komputer digunakan untuk memecahkan permasalahan lokal. Saat ini komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang sangat luas, karena perusahaan memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka. Para eksekutif perusahaan melakukan investasi teknologi informasi guna mencapai skala ekonomis, mengembangkan produk, dan memenuhi pelanggan diseluruh dunia.

Selama tahun 1980-an dan awal tahun 1990-an, Perusahaan multinasional (multinational corporation – MNC) raksasa telah berhasil membangun sistem informasi global (global information systems – GIS), membutuhkan pemrosesan informasi yang khusus. Dan deawasa ini perusahaan tersebut membuat peningkatan besar-besaran baik untuk arsitektur maupun aplikasi sistem informasinya. Sistem yang semula dirancang untuk mendukung operasi terpusat atau tersebar akan direkayasa ulang yang memungkinkan perusahaan induk dan anak perusahaannya beroperasi sebagai suatu sistem yang terintegrasi dan terkoordinasi. GIS masa depan akan memungkinkan anak perusahaan untuk menyesuaikan produk dan jasa mereka dengan para pelanggan, namun tetap menyediakan informasi yang diperlukan para eksekutif diperusahaan induk untuk menjalankan perusahaan global.

2.       PERUSAHAAN MULTINASIONAL

Perusahaan multinasional (multinational corporation – MNC) adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk, pasar, bangsa, dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak-anak perusahaan tersebut tersebar secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijakan dan prosedur sendiri. Dengan bentuk tersebut, MNC mungkin merupakan bentuk organisasi paling rumit yang keberadaannya saat ini meluas.

Aktivitas setiap perusahaan dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal, dan bagi MNC lingkungannya memiliki lingkup global. MNC merupakan suatu sistem terbuka tetapi berusahan meminimumkan ketidakpastian yang ditimbulkan oleh lingkungan. Ketidakpastian dalam hal ini adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi”. Karena ketidakpastian melibatkan informasi, para eksekutif MNC dengan mudah melihat bahwa mereka dapat mengatasi pengaruh-pengaruh lingkungan dengan menggunakan secara baik teknologi informasi. MNC membuat sistem pengolah informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dari segi pengaruh lingkungan dan warisan administratif. Perusahaan yang berhasil membuat sistem yang cocok memiliki peluang terbaik mencapai kinerja yang baik, mereka yang gagal berisiko tinggi mengalami kinerja yang buruk.

Tempat yang baik untuk memulai mempelajari pemakaian komputer di pasar internasional adalah struktur organisasi yang tepat (menurut William Egelhoff dari Fordham University) mengidentifikasi 4 struktur yang berbeda, yakni :

• Divisi Fungsional Sedunia (worldwide functional divisions),

Anak perusahaan diorganisasikan menurut jalur fungsional-manufaktur, pemasaran dan keuangan. Bidang-bidang fungsional dari anak perusahaan melapor langsung pada pasangan fungsional mereka di perusahaan induk. Dengan demikian data yang mengintegrasikan seluruh operasi perusahaan tidak terdapat pada tingkat yang lebih rendah. Sehingga perencanaan strategis MNC harus dilakukan pada tingkat eksekutif puncak di perusahaan induk.

• Divisi Internasional (international divisions),

Semua anak perusahaan di luar negeri melapor pada divisi internasional MNC yang terpisah dari divisi domestik.

• Wilayah Geografis (geographic regions),

MNC membagi operasinya menjadi wilayah-wilayah dan tiap wilayah bertanggung jawab atas anak-anak perusahaan yang berlokasi dalam batasnya. Tidak ada komunikasi antar wilayah, karena arus informasi dari tiap wilayah langsung dikoordasikan dengan staf dikantor pusat (perusahaan induk).

• Divisi Produk Sedunia (worldwide product divisions).

Perusahaan diorganisasikan menurut jalur divisi produk, dan tiap divisi bertanggung jawab atas operasi mereka sendiri di seluruh dunia. Sehingga memungkin MNC lebih mudah mengenali beragam kebutuhan produk dari berbagai anak perusahaan dan menyesuaikan lini produk menurut kebutuhan tersebut.

Keempat struktur organisasi tersebut menyediakan hubungan pelaporan yang berlainan antara perusahaan induk dan anak perusahaan.

3.       PERLUNYA KOORDINASI DALAM MNC

Koordinasi merupakan kunci mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kontrol strategis atas operasi internasionalnya dan mengelolanya dengan koordinasi global tidak akan berhasil dalam pesatnya ekonomi internasional.

Kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi serta metodologi pada dekade terakhir ini telah membuat koordinasi global menjadi lebih mudah. Banyak keuntungan yang dapat diperoleh MNC dengan memiliki kemampuan pengolahan informasi yang baik, yang didasarkan pada kemampuan koordinasi global. Keuntungan tersebut mencakup :

·        Fleksibel dalam memberi respon terhadap pesaing diberbagai negara;

·        Kemampuan memberi respon terhadap suatu perubahan meningkat;

·        Kemampuan mengikuti kebutuhab pasar di seluruh dunia;

·        Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit di berbagai negara;

·        Biaya operasional keseluruhan berkurang

·        Peningkatan efisiensi & efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan;

·        Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan, teknik produksi dan distribusi.

4.       STRATEGI BISNIS GLOBAL

Telah diketahui bahwa MNC dapat mengadopsi berbagai struktur organisasi. MNC juga dapat memilih strategi yang akan mereka ikuti.

Strategi Bisnis MNC (Christopher Bartlett & Sumantra Ghoshal) dikelompokan atas empat (4) strategi, yaitu :

1.      Strategi Multinasional; perusahaan induk memberikan kebebasan kepada anak perusahaan untuk mengembangkan produk dan praktek mereka sendiri serta senantiasa memberikan pelaporan keuangan (desentralisasi). Strategi ini menimbulkan kendurnya pengendalian oleh perusahaan induk (kantor pusat), dan sistem informasi memudahkan desentralisasi dalam pengambilan keputusan strategis serta terdiri dari proses dan database yang beridiri sendiri (oleh anak perusahaan).

Gambar 4.1. Strategi Multinasional

2.      Strategi Global; pengendalian ada di perusahaan induk (sentralisasi proses & database). Perusahaan berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan di seluruh dunia dengan produk-produk standar. Produk untuk seluruh pasar dunia diproduksi secara sentarl dan dikirimkan ke anak-anak perusahaan. Hal tersebut mengakibatkan sebagaian besar kapasitas sistem informasinya berlokasi diperusahaan induk dan terdapat sentralisasi proses dan database. Pengendalian sangat ketat dan strategi diatur oleh pusat.

Gambar 4.2. Strategi Global

3.      Strategi Internasional; perpaduan strategi global (sentralisasi) dan strategi multinasional (desentralisasi). Strategi ini memerlukan suatu tim manajemen diperusahaan induk yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan menembus pasar global. Keahlian ini disediakan anak perusahaan yang digunakan untuk mengadaptasi produk, proses dan strategi perusahaan bagi pasar mereka sendiri. Dengan strategi ini akan menggunakan sistem interorganisasi yang menghubungkan proses dan database perusahaan induk dengan anak perusahaan.

Gambar 4.3. Strategi Internasional

4.      Strategi Transnasional; perusahaan induk dan semua anak perusahaan bekerja sama memformulasikan strategi dan kebijakan operasi, mengkoordinasikan logistik agar produk mencapai pasar yang tepat. Tercapainya efisiensi dan integrasi global serta fleksibilitas di tingkat lokal. Dari Gambar  4.4 terlihat rumitnya sistem pengendalian yang diperlukan, demikian pula arus sumber daya dari satu titik ke titik lain ketika perusahaan berfungsi sebagai suatu sistem yang terkoordinasi. Selain itu menunjukkan kapasitas pemrosesan informasi yang tersedia pada tingkat anak perusahaan. Ketika perusahaan menerapkan strategi transnasional, perusahaan mencapai integrasi dalam sistemnya dengan menggunakan standar yang diterapkan pada skala internasional serta dengan arsitektur yang umum. Tim pengembangan menyertakan wakil dari berbagai anak perusahaan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan local. Strategi transnasional menempatkan tanggung jawab yang besar pada pengelola database untuk memastikan keseragaman rancangan database di seluruh dunia.

Gambar 4.4. Strategi Transnasional

Sistem informasi yang digunakan MNC ketika mereka mengikuti empat strategi bisnis tersebut dinamakan Sistem Informasi Global (Global Information System – GIS), yang merupakan suatu sistem yang terdiri dari jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara.

5.       PENGGERAK BISNIS GLOBAL

Daya yang mendorong GIS yang pertama adalah keinginan untuk mencapai skala ekonomi (economies of scale). Ketika perusahaan mulai menggunakan komputer secara global, mereka mulai menyadari luasnya keuntungan-keuntungan yang tersedia. Keuntungan tersebut dikenal dengan penggerak bisnis global (global business drivers – GBD). GBD adalah suatu entitas yang mengambil manfaat dari skala ekonomis dan skop eknomis, serta kemudian berkontribusi pada strategi bisnis global. GBD berfokus pada entitas bisnis yang luas, seperti pemasok, pelanggan dan produk, serta menguraikan informasi yang diperlukan setiap entitas tersebut. Setelah terbentuk, GBD menjadi dasar bai rencana strategis sumber daya informasi perusahaan  (strategic planning for information resources - SPIR).

Berikut ini adalah tujuh penggerak yang diidentifikasi melalui survei atas 105 MNC yang berkantor pusat di Amerika Serikat :

1.      Sumber daya bersama;

Beberapa anak perusahaan MNC membagi sumber daya yang sama untuk mengurangi biaya, misalnya armada kapal tanker dan pusat-pusat distribusi.

2.      Operasi yang fleksibel;

Produksi dapat dipindahkan dari satu pabrik ke pabrik lain sebagai respon atas perubahan kondisi.

3.      Rasionalisasi operasi;

Berbagai komponen dan sub rakitan dibuat di seluruh dunia dan kemudian dirakit à produk jadi.

4.      Pengurangan risiko;

MNC membatasi risiko yang inheren dalam beroperasi disatu negara dengan beroperasi dibeberapa negara.

5.      Produk global;

Memasarkan produk yang sama di seluruh dunia atau anak perusahaan di seluruh dunia merakit produk dari sub rakitan yang sama.

6.      Pasokan yang langka;

Sumber daya yang langka disimpan terpusat dan senantiasa tersedia pada saat diperlukan.

7.      Pelanggan tingkat perusahaan.

Memiliki pelanggan yang berada di seluruh dunia.

6.       MASALAH DALAM MENERAPKAN GIS

Kendala Penerapan GIS :

1.      Politis; adanya pembatasan :

·        pembelian dan impor perangkat keras,

pemerintah setempat berusaha melindungi perusahaan manufaktur local dan mendorong investasi asing dalam manufaktur local dengan menentukan hanya peralatan yang diproduksi atau dirakit di dalam negeri yang boleh digunakan.

·        pemrosesan data,

data harus di proses di dalam negeri.

·        komunikasi data.

Pembatasan atas arus data lintas batas (transborder data flow – TDF) yakni perpindahan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi perbatasan negara, yang dikelompokan atas empat jenis, yaitu :

a.       data operasional

b.      data pribadi

c.       transfer dana elektronik antar negara

d.      data teknik dan ilmiah

2.      Teknologi;

Sejumlah negara dimana anak perusahan berada diganggu oleh masalah yang berkaitan dengan tingkat teknologi yang kurang memadai, antara lain sirkuit telekomunikasi dengan kecepatan yang rendah, kualitas transmisi yang buruk, tidak tersedianya sumber energi yang cukup, dan perangkat lunak.

3.      Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan.

Manajer anak perusahaan sering juga menjadi masalah. Sebagian yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaan tersebut tanpa bantuan dan menganggap standar baru sebagai hal yang tidak perlu. Manajemen kantor cabang di luar negeri dapat pula memandang GIS sebagai suatu pengawasan “Big Brother”. Para manajer tingkat menenggah khawatir dilampaui oleh hubungan informasi baru yang menyalurkan data operasional ke perusahaan induk.

7.       STRATEGI PENERAPAN GIS

Bila suatu MNC mengikuti strategi multinasional, diperlukan sejumlah tim pengembangan yang bekerja di sejumlah anak perusahaan.

Bila strategi global yang diikuti, tim pengembangan GIS mengerjakan sebagian besar tugasnya di perusahaan induk.

Bila strategi internasional ang diikuti, satu atau sejumlah tim pengembangan dapat berpergian dari perusahaan induk ke anak-anak perusahaan

Bila strategi transnasional  yang diikuti, tim pengembangan menyertakan wakil-wakil dari perusahaan induk dan anak perusahaan .

Strategi Transnasional bagi Penerapan GIS

Strategi ini paling rumit dalam rangka membangun menjadi suatu sistem yang bekerja dengan lancar dan strategi penerapannya meliputi :

1. Menghubungkan GIS dengan strategi bisnis;

Tim pengembangan harus memperhatikan sejak awal kegiatan engenai sejumlah hal penting yang menghubungkan GIS dengan strategi bisnis. Hal penting tersebut, yaitu :

·                    Bekerja sama secara erat dengan eksekutif perusahaan untuk memahami dampak potensial GIS pada strategi bisnis global.

·                    Mengerti strategi bisnis global dari tiap unit bisnis.

·                    Menentukan strategi global GIS yang sesuai untuk strategi bisnis global tiap unit bisnis.

·                    Menentukan tujuan dari tiap strategi GIS.

·                    Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan untuk mencapai strategi GIS dan menentukan prioritasnya.

·                    Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawabatas penerapan aplikasi tersebut.

2. Menentukan sumber daya informasi

GIS akan menggunakan semua jenis sumberdaya informasi yakni perangkat keras, perangkat lunak, personil, data dan informasi serta fasilitas. Tugas-tugas penting tim pengembangan yang berkaitan dengan, adalah :

·                    Menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional

·                    Mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk dan jasa bagi tiap anak perusahaan.

·                    Membuat spesifikasi standar perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan semua anak perusahaan.

·                    Membuat rencana bagi satu atau beberapa unit penolong yang membantu anak perusahaan 24 jam sehari dan tujuh hari seminggu.

·                    Siap menghadapi keterlambatan penerapan yang tidak dialami di Negara perusahaan induk.

3. Menyediakan pembagian data

Kunci untuk mencapai standarisasi dalam operasi lebih ditentukan oleh data daripada proses. Perencanaan GIS harus berfokus pada seluruh perusahaan, dengan produk akhir berupa model data peerusahaan. Dalam GIS, perusahaan merupakan suatu MNC, dan model mencakup perusahaan induk dan anak perusahaan. Lingkup perusahaan yang luas tersebut menjadikan pembuatan model data lebih sukar dibandingkan jika perusahaan hanya beroperasi di dalam negeri. Pembuatan sistem pemakaian data bersama (data sharing) mencakup beberapa tugas, yaitu :

·                    Mengembangkan suatu model data global yang mendukung tujuan bisnis global.

·                    Membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil perusahaan induk, dan anak perusahaan untuk menetapkan standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC.

·                    Meneliti peraturan berbagai negara untuk mengetahui berbagai pembatasan atas pengolahan data dan telekomunikasi.

·                    Berdasarkan penelitian tersebut, menentukan apakah data akan dikirimkan melintasi batas negara atau memprosesnya di negara tempat anak perusahaan.

·                    Menerapkan database.

4. Memperhatikan lingkungan budaya

Selama proses pengembangan,para eksekutif MNC dan tim pengembangan multinasional harus memperhatikan masalah-masalah budaya, dengan tugas secara khusus bagi tim pengembangan, yaitu :

·                    Menyadari perbedaan budaya yang ada di antara negara-negara tempat anak perusahaan berada dan merumuskan pemecahan yang dapat diterima oleh semua pihak.

·                    Membuat survey atas keahlian para spesialis informasi yang ada di anak perusahaan agar keahlian tersebut dapat dipergunakan secara maksimal selama penerapan.

·                    Menyediakan pendidikan dan pelatihan bagi anak perusahaan sehingga personil mereka mendapatkan keahlian di bidang yang kurang mereka kuasai dan meningkatkan keahlian di area yang mereka telah kuasai.

·                    Membuat program-program formal yang mempersiapkan para manajer perusahaan induk untuk bekerja sama dengan para manajer anak perusahaan,dan sebaliknya. Program tersebut harus memperhatikan maslah perbedaan budaya dan cara mengatasinya.

8.       IKHTISAR

MNC beroperasi melintasi produk, pasar, perbatasan, dan budaya, dan mengikuti aktivitas yang dipengaruhi oleh warisan administratif maupun lingkungannya. MNC berusaha meminimumkan ketidakpastian yang ditimbulkan lingkungannya dengan mengumpulkan dan mengelola informasi.

MNC dapat menggunakan empat struktur dasar organisasi, yaitu divisi fungsional seluruh dunia, divisi internasional beroperasi terpisah dari divisi-divisi domestik, wilayah geografis mencakup anak perusahaan yang berada dalam batasnya, dan divisi produkseluruh dunia dengan memberikan otoritas untuk menjalankan operasi mereka sendiri dalam skala dunia, seperti perusahaan terpisah.

Kunci menjalankan MNC adalah koordinasi. Koordinasi membawa banyak keuntungan. Koordinasi dapat dicapai dengan menggunakan berbagai strategi bisnis global, yaitu strategi multinasional menampilkan desentralisasi, strategi global menampilkan sentralisasi, dan strategi internasonal menampilkan anak-anak perusahaan yang relatif independen yang menerapkan keahlian dari perusahaan induk, serta strategi transnasional yaitu yang paling rumit karena menampilkan partisipasi bersama antara perusahaan induk dan anak perusahaan dalam perencanaan dan dalam menjalankannya. Sistem yag digunakan oleh MNC tersebut dikatakan sistem informasi global (global information system – GIS).

Elemen-elemen dari suatu MNC yang mengambil manfaat dari bisnis global disebut global business drivers – GBD. GBD terbentuk dengan melibatkan eksekutif puncak, mengarahkan analisis pada tingkat unit bisnis, dan menyadari perbedaan yang ada dalam perusahaan dan antar anak perusahaan.

MNC mengalami berbagai masalah. Sebagian masalah tersebut bersifat politis, sebagian berkaitan dengan teknologi, dan sebagian lainnya lagi disebabkan oleh para manajer anak perusahaan yang kurang memberikan dukungan sepenuhnya.

Strategi penerapan GIS memberi perhaian pada empat hal, yaitu menghubungkan GIS dengan strategi bisnis, mendefinisikan sumber daya informasi yang diperlukan, menyediakan pembagian data dan budaya.

9.       PERTANYAAN / DISKUSI :

            Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan benar, singkat dan jelas !

1.            Apakah yang dimaksud dengan sumber ketidakpastian bagi MNC ?

2.            Bagaimana para eksekutif MNC memberi respons pada ketidakpastian ?

3.            Yang mana dari empat struktur dasar organisasi MNC yang sangat membutuhkan jaringan komunikasi MNC dan jelaskan ?!

4.            Strategi bisnis global mana yang paling menarik bagi eksekutif yang menyukai pengendalian terpusat ? dan mana yang paling tidak menarik ?

5.            Apakah sistem informasi global (GIS) berbeda dengan CBIS ? Jelaskan !

6.            Strategi bisnis global mana yang membutuhkan suatu tim pengembangan multinasional ?

7.            Apakah ada hubungannya antara penggerak bisnis global dengan rencana strategis sumber daya informasi MNC ?

8.            Mana yang lebih penting dalam mencapai standarisasi di seluruh MNC – data atau proses ? Jelaskan !

9.            Apakah semua MNC dalam suatu industri diarahkan oleh penggerak bisnis global yang sama ? jelaskan pendapat saudara !

10.        Bagaimana lingkungan menyebabkan ketidakpastian dalam suatu MNC ?

10.     LATIHAN PENUGASAN :

Berdasarkan pengalaman tugas saudara di lapangan (sebelum masuk ke PTIK) pada unit saudara masing-masing.

·